コロナウイルス感染症の拡大を背景に、各社でテレワークの推進、働き方や業務の見直しが行われています。
その中で、当社は業務の見直しの1つとして、業務の属人化に対して取り組みを進めています。コロナウイルス感染症が拡大する中、属人化は事業継続におけるリスクであると認識しているためです。
では、業務の属人化がなぜ事業継続におけるリスクなのか、当社の取り組みと併せてご紹介します。
当社の属人化に対する取り組みについて、本記事を通してご周知いただけますと幸いです。
業務の属人化とは？
属人化はビジネスシーンでよく登場するワードです。本来の意味は以下のとおりです。
企業などにおいて、ある業務を特定の人が担当し、その人にしかやり方がわからない状態になることを意味する表現。多くの場合批判的に用いられ、誰にでも分かるように、マニュアルの作成などにより「標準化」するべきだとされることが多い。企画・開発業務など、属人化されているのが一般的と言われる業務もある。（参照：Weblio辞書）
属人化によるリスク
属人化は上述した意味でも含まれているとおり、批判的に用いられることが多いです。もちろん、組織において「その人にしかできないこと」は一定存在します。ただ、属人化は事業継続におけるリスクになり得ます。
では、属人化にはどういったリスクがあるのか、解説していきます。
業務のカバーができない
業務が属人化していると、その業務を担当している人が多忙であったり、体調不良などで休まないといけない状況になると、業務がストップしてしまいます。
その結果、会社全体の事業が遅延し、お客様への商品・サービス提供にまで影響する恐れがあります。他の社員にもできる業務であれば、カバーすることもできますが、属人化してしまうと業務が滞るリスクを抱えます。
業務が見えづらい
業務が属人化している場合、他の社員からはその業務の詳細が見えづらく、業務の進捗や状況が把握しづらくなります。また、その業務におけるミスやトラブルを察知できず、お客様にお届けする商品・サービスの品質の担保を十分にできない状況になる場合もあります。
業務の効率が低下する
担当者が問題なく対応できている時は、属人化していても当該業務はスムーズに進むでしょう。ただ、その担当者が急な休みに入ったり、退職したりすると、その業務の担い手がいなくなり、業務効率を急速に低下させる恐れがあります。
属人化してしまう原因
いずれの企業も属人化には上記のようなリスクがあることは認識しているでしょう。しかし、その認識とは反対に、一定の業務が属人化してしまっているというケースも少なくありません。
では、なぜ業務が属人化してしまうのか、その原因についてご紹介します。
情報共有の不足
業務が属人化する第一の原因としては、情報共有の不足が考えられます。その業務に関する情報について共有がなされていれば、担当者以外でも対応することはできるでしょう。
ただ、日々の仕事が忙しく、その業務の情報を共有できていない、マニュアルなど標準化するためのツールが作成できていないとなると、属人化してしまう傾向は強くなります。
専門性の高さ
専門性の高い業務は属人化しやすい傾向にあります。その担当者の経験・スキルでしか対応できない業務の場合、他の社員に任せることが難しく属人化してしまうというわけです。
また、そういった専門性の高い業務をその担当者に任せていると、業務がスムーズに進むというケースも多くあります。そういった状況が業務の標準化を難しくさせていることも少なくありません。
属人化に対する当社の対応
上述したとおり、属人化は事業継続のリスクになり得るため、対処すべき課題の一つだと当社は認識しています。そこで、当社は以下の取り組みを進め、業務の属人化の解消を図っています。
- 徹底した情報共有
当社では、担当している業務について、情報共有するように徹底しています。その社員しか知らないという状況をなくし、属人化の解消に努めています。 - 専門性・スキルの向上
テレワークの推進による通勤時間の削減、働き方の見直しを図ることで、社員の専門性・スキルの向上など自己啓発にかける時間を確保し、専門性を要する業務の属人化の解消に努めています。また、社員同士でのノウハウの共有を実施し、業務の標準化を図っています。
